Empfohlen für berechtigte Neueinsteiger:innen
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Die folgenden Lehrinhalte drehen sich um administrative Einstellungen. Sie sind für das Einrichten von Services grundsätzlich nicht erforderlich.
Modul 4 von 4
Administration, Sicherheit und Betrieb
Modul 4
Modul 4 von 4 - Folie 1 von 12
Lernlandkarte
Modul 4 ist Orientierung im Admin-Bereich. Sie lernen, welche Einstellungen es gibt, wann sie wichtig sind und warum Änderungen hier vorsichtig erfolgen müssen.
So lernen Sie: Sie öffnen jede Maske kurz, lesen ihre Aufgabe und führen nur begrenzte Übungen aus. Jede Übung enthält einen Rückbau, damit keine Übungsreste bleiben.
- Sammlungen als Ordnung für Services verstehen.
- Rollen und Berechtigungen einordnen.
- Benutzer mit Rollen verbinden.
- LLM-Ziele und Übersetzung prüfen.
- Layout anlegen, aber nicht aktivieren.
- Backup, Restore und Reset unterscheiden.
- Systemparameter lesen und vorsichtig behandeln.
- Security-Findings prüfen.
- Admin-Log lesen.
- Chat-Log mit Datenschutzblick verstehen.
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Arbeitsweise
Nur in einer Test- oder Schulungsumgebung üben. Änderungen immer zurückbauen.
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Orientierung
Dieses Modul ersetzt keine Admin-Schulung. Es zeigt die wichtigsten Einstiegspunkte.
4.1 Sammlungsverwaltung
Lerninhalt: Sammlungen ordnen Services.
Sie helfen beim Filtern, beim Arbeiten in Fachbereichen und
bei geschützten Bereichen wie Schulung.
Maske kurz erklärt:
- links: Liste der Sammlungen.
- rechts: Name, Kurzbeschreibung und Service-Liste.
- System-Sammlungen sind geschützt.
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Übung
Legen Sie eine Übungssammlung an, ordnen Sie kurz einen Service zu und machen Sie alles rückgängig.
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Beachten
Die Sammlung
Schulung wird automatisch angelegt und vom Bürgerchat ignoriert.
Schritte:
- Öffnen Sie Admin > Sammlungen.
- Legen Sie
Uebung_{ihr_vorname}an. - Wechseln Sie zu Services und ordnen Sie Ihren Übungsservice kurz dieser Sammlung zu.
- Ordnen Sie den Service wieder
Schulungzu. - Löschen Sie die Übungssammlung.
Ergebnis: Sie verstehen, wie Sammlungen Services gruppieren.
4.2 Rollenverwaltung
Lerninhalt: Rollen bündeln Berechtigungen. Eine Benutzerin erhält eine Rolle; die Rolle entscheidet, was sie lesen, ändern, testen oder administrieren darf.
Standard-Rollen:
- Administrator: umfassende Admin- und Betriebsrechte.
- Redakteur: fachliche Pflege von Services und Wissen.
- Tester: Testen und Prüfen ohne vollständige Pflege.
Darüber hinaus können Sie beliebige eigene Rollen anlegen und konfigurieren. Die Rechteverwaltung ist nach Reitern gegliedert und grob in Lese- und Schreibberechtigungen unterteilt.
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Vorgriff
In der Benutzerverwaltung weisen Sie Rollen konkreten Benutzerkonten zu.
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Übung
Legen Sie eine Übungsrolle an, die nur Services lesen und Tests ausführen darf.
Schritte:
- Öffnen Sie Admin > Rollen.
- Legen Sie
Rolle_Uebung_{ihr_vorname}an. - Vergeben Sie nur wenige Rechte: Services lesen und Tests ansehen/ausführen.
- Vergeben Sie keine Schreibrechte und keine Admin- oder Log-Rechte.
- Speichern Sie die Rolle.
Ergebnis: Sie sehen, dass Rollen aus einzelnen Berechtigungen bestehen.
4.3 Benutzerverwaltung
Lerninhalt: Benutzerkonten verbinden eine Person mit einer Rolle. Damit wird aus einer Berechtigungsvorgabe ein konkreter Zugang.
In der Maske pflegen Sie Benutzername, Name, E-Mail, Rolle, Aktiv-Status und bei Bedarf ein Initialpasswort.
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Übung
Legen Sie einen Übungsbenutzer mit Ihrer Übungsrolle an und melden Sie sich testweise damit an.
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Beachten
Übungsbenutzer und Übungsrolle danach wieder löschen.
Schritte:
- Öffnen Sie Admin > Benutzer.
- Legen Sie
user_uebung_{ihr_vorname}an. - Ordnen Sie
Rolle_Uebung_{ihr_vorname}zu. - Speichern Sie den Benutzer. Das Initialpasswort lautet
aia3. - Melden Sie sich ab und mit dem Übungsbenutzer an.
- Prüfen Sie kurz, welche Reiter und Funktionen sichtbar sind.
- Melden Sie sich wieder mit Ihrem ursprünglichen Benutzer an.
- Löschen Sie den Übungsbenutzer und anschließend die Übungsrolle.
Ergebnis: Sie verstehen die Verbindung Benutzerkonto → Rolle → Berechtigung.
4.4 LLM-Konfiguration
Lerninhalt: ai-assist nutzt Sprachmodelle für Admin-Funktionen, Chat-Antworten und optional für Übersetzung. Diese Ziele werden getrennt konfiguriert.
- Admin: Harvesting, Analyse, Vorschläge.
- Chat: Antworten und Dialogverhalten.
- Übersetzung: Fremdsprache nach Deutsch und zurück.
Für Admin und Chat können mehrere Instanzen von Sprachmodellen hinterlegt werden. Das verbessert die Performance, wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten.
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Beachten
Es können beliebige geeignete Sprachmodelle angebunden werden. Verfügbarkeit, Datenschutz und Qualität müssen passen. ai-assist-Chats behandeln sensible Daten. Daher muss ein lokales oder ausdrücklich freigegebenes Modell verwendet werden.
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Übung
Testen Sie ein neues Ziel, machen Sie es kurz ungültig und stellen Sie es wieder her.
Schritte:
- Öffnen Sie Admin > LLM-Konfiguration.
- Legen Sie ein neues LLM-Ziel an und kopieren Sie eine vorhandene URL.
- Klicken Sie ✓, um zu prüfen, ob die Verbindung hergestellt werden kann.
- Verändern Sie die URL bewusst und testen Sie erneut.
- Stellen Sie die richtige URL wieder her oder löschen Sie den Übungseintrag.
Ergebnis: Sie erkennen, ob ein LLM-Ziel erreichbar ist.
4.5 Layout
Lerninhalt: Layouts steuern das Aussehen der Chat-Oberfläche: Logos, Farben, Schriften, Beschriftungen, Radien und Schatten.
Ein neues Layout kann vorbereitet und geprüft werden, bevor es hier aktiv gesetzt wird. Die Vorschau hilft, Fehler früh zu sehen.
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Übung
Legen Sie ein neues Layout an, experimentieren Sie mit Farben und Parametern und betrachten Sie die Auswirkungen in der Vorschau.
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Achtung!
Das Übungslayout nicht aktivieren und keine Änderungen an einem eventuell produktiven Layout vornehmen.
Schritte:
- Öffnen Sie Admin > Layout.
- Legen Sie
Layout_Uebung_{ihr_vorname}an +. - Ändern Sie nur im Übungslayout eine Farbe oder Beschriftung und beobachten Sie die Vorschau.
- Speichern Sie nicht als aktiv.
- Löschen Sie das Übungslayout wieder.
Ergebnis: Sie wissen, wie Layouts vorbereitet und aktiviert werden.
4.6 Datensicherung & -wiederherstellung
Lerninhalt: Hier erfahren Sie etwas über die Import/Export-Funktionen, was gesichert, importiert oder gelöscht wird.
- Serviceliste: Service-ID, Sammlung, Bezeichnung, Leistungsbeschreibung-URL.
- Layout: zusätzliche Layouts ohne Logos.
- Gesamt: fachliche Admin-Daten inklusive Systemparameter, ohne Benutzer und Logs.
- Reset/Wissensbasis löschen: entfernt Services, Fakten, Parameter und Dokumente.
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Achtung!
Zu Übungszwecken keinen Reset und keinen Gesamtimport auslösen! Das löscht die bestehende Konfiguration unwiederbringlich.
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Übung
Exportieren Sie die Serviceliste und sehen Sie die JSON-Datei an.
Schritte:
- Öffnen Sie Admin > Datensicherung & -wiederherstellung.
- Klicken Sie bei Serviceliste-Export auf Export.
- Öffnen Sie die JSON-Datei und suchen Sie Service-ID, Sammlung und URL.
- Führen Sie keinen Import und keinen Reset aus.
Ergebnis: Sie haben einen Überblick, was exportiert/importiert werden kann. Sie unterscheiden kleine Service-Exporte von riskanten Restore-Aktionen.
4.7 Systemparameter
Lerninhalt: Systemparameter sind zentrale Einstellungen für ai-assist. Sie legen zum Beispiel fest, wie lange Daten aufbewahrt werden, welche Grenzen gelten, welche Sprachmodelle verwendet werden und wie Quellen oder AFS-Formulare verarbeitet werden. Einige Werte betreffen direkt die Sicherheit.
- Default: der empfohlene Standardwert, mit dem ai-assist grundsätzlich ausgeliefert wird.
- Wirksam: der Wert, der im laufenden System tatsächlich gilt. Er kann vom Standard abweichen.
- Aktualisiert: zeigt, wann diese Einstellung zuletzt geändert wurde.
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Vorgriff
Änderungen an Systemparametern werden im Admin-Logging protokolliert. So kann später nachvollzogen werden, wer etwas geändert hat.
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Warnung
Systemparameter können das Verhalten von ai-assist stark verändern. Passen Sie Werte nur an, wenn Sie genau wissen, was die Änderung bewirkt.
Wichtige Cluster:
- Sicherheit und Logging: Schutzfunktionen und Protokolle.
- LLM, Prompts und Laufzeit: Sprachmodelle, Anweisungen und Antwortverhalten.
- Quellen, Harvesting und AFS: Verarbeitung von Dokumenten und Formularen.
- Backup, Aufbewahrung und Limits: Sicherungen, Speicherfristen und technische Grenzen.
Schritte:
- Öffnen Sie Admin > Systemparameter.
- Wählen Sie einige Parameter aus verschiedenen Clustern aus.
- Prüfen Sie die Felder Default, Wirksam und Aktualisiert.
- Achten Sie besonders auf Hinweise zum Sicherheitsbezug.
- Nehmen Sie keine Änderungen vor.
Ergebnis: Sie erkennen Wirkung und Risiko von Systemparametern.
4.8 Security-Findings
Lerninhalt: Security-Findings zeigen registrierte Angriffsversuche, Hinweise auf mögliche Schwachstellen, riskante Inhalte oder Prüfergebnisse aus Testangriffen.
Typische Objekttypen:
- Service, Quelle, Fakt, Prompt, Systemparameter.
- Testangriff oder technischer Befund.
- Status, Bewertung, Notiz und Bearbeitungsschritt.
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Workflow
Findings können geprüft, dokumentiert und geschlossen werden. Der Workflow kann genutzt werden, muss aber nicht.
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Übung
Führen Sie einen Testangriff aus und löschen Sie Testeinträge danach wieder.
Schritte:
- Öffnen Sie Admin > Security-Findings.
- Löschen Sie vorhandene Einträge aus früheren Testangriffen, wenn erlaubt.
- Starten Sie einen Testangriff.
- Prüfen Sie die neu entstandenen Einträge.
- Löschen Sie die Testangriff-Einträge wieder.
Ergebnis: Sie wissen, wo Sicherheitsbefunde sichtbar werden und dass man diese mittels Workflow bearbeiten kann.
4.9 Logging Admin
Lerninhalt: Das Admin-Log zeichnet wichtige Änderungen und Betriebsaktionen auf. Es hilft bei Nachvollziehbarkeit, Support und Prüfung.
Was Sie sehen:
- Zeitpunkt, Benutzer, Funktion und Ergebnis.
- Details zum ausgewählten Eintrag.
- Suche nach Benutzer, Funktion und Zeitraum.
- Live-Daten oder wieder geöffnete Archive.
Ältere Logeinträge können nach einer festgelegten Zeit in ein Archiv ausgelagert werden. Wie lange Live-Logs behalten werden, wird über Systemparameter gesteuert.
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Noch nicht final
Diese Folie ist als fachlicher Entwurf markiert und wird noch finalisiert.
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Übung
Suchen Sie die Änderung, die Sie in Modul 4 gerade durchgeführt haben.
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Archiv
Archivierte Logs verschwinden nicht. Sie können später wieder geöffnet und wie Live-Daten durchsucht werden.
Schritte:
- Öffnen Sie Log > Admin.
- Suchen Sie nach Ihrem Benutzernamen oder einer Funktion.
- Öffnen Sie einen Eintrag und lesen Sie die Details.
- Sehen Sie sich die Archiv-Auswahl an, ohne unnötig Daten zu laden.
Ergebnis: Sie können Admin-Aktionen nachvollziehen.
4.10 Logging Chat
Lerninhalt: Chatlogs helfen bei Anlassfällen: Was wurde gefragt, was wurde geantwortet, welcher Verlauf ist betroffen?
Was Sie sehen:
- Suchfilter für Zeitraum, Suchtext und Limit.
- Trefferliste und Detailansicht.
- Vier-Augen-Prinzip für sensible Klartext-Einsicht.
- Archiv laden und archivierte Chats durchsuchen.
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Noch nicht final
Diese Folie ist als fachlicher Entwurf markiert und wird noch finalisiert.
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Datenschutz
Chatlogs nur bei berechtigtem Anlass öffnen und exportieren.
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Übung
Suchen Sie nach einem Testchat und prüfen Sie, welche Informationen sichtbar sind.
Schritte:
- Öffnen Sie Log > Chat.
- Suchen Sie nach einem Begriff aus Ihrem Testchat, zum Beispiel
Heizkostenzuschuss. - Öffnen Sie nur Daten, für die Sie berechtigt sind.
- Sehen Sie sich Archivieren und Archiv laden als Konzept an.
Ergebnis: Sie kennen den Weg zur Chat-Nachvollziehbarkeit.